Dažnos klaidų priežastys algų apdorojime

Ar žinote, kiek laiko jūsų komanda praleidžia fiksuodama algų klaidas?

Dauguma bendrovių nepripažįsta šios problemos tol, kol ji negraso jų biudžetui. Algų apdorojimas — tai ne tik skaičiai. Tai žmonės, kurie pasikliauja savo atlyginimais. Viena klaida gali sukelti domino efektą: neteisingas mokestis, negrąžinti draudimo indėliai, nesutampantys mokesčiai su valdžia.

Problema nėra ta, kad klaidos atsiranda — problema yra, kad dažnai jos aptinkamos per vėlai. Šio straipsnio tikslas: parodyti, kur dažniausiai klystame ir kaip to išvengti nuo pat pradžios.

1 klaida: Duomenų įvedimas be patikrinimo

Žmonės yra žmonės. Kai kažkas greitai įveda šimtus duomenų eilučių, klaidų yra neišvengiamos. Bet čia prasideda svarbiausias dalies — neturite patikrinimo proceso.

Dažniausi trūkumai: telefono numeriai, darbuotojo ID, nuolaidos procentai, net darbuotojų pavardės. Kiekviena iš jų gali sukelti skirtingų problemų. Pvz., jei netiksli darbuotojo tapatybės nuoroda, sistema negali tinkamai susaistyti atlyginio su mokesčiais.

Sprendimas? Dviguba patikra. Kai duomenys pirmą kartą įvedami, turėtų būti automatinis validavimas — ar šis numeris realus, ar jis neprieštarauja ankstesniems įrašams. Antrą kartą — žmogus žiūri ir patvirtina. Taip nesigaubia.

2 klaida: Nepasikeitusių parametrų neperkėlimas

Jūs nustatyti atlyginimą. Tada jūs jį nepakeitėte kelis mėnesius. Tai nereiškia, kad jis automatiškai toliau skaičiuojamas. Kai kurios sistemos to nedarytai — jūs turite kiekvieną mėnesį iš naujo nurodyti tą patį atlyginimą.

Rezultatas? Žmogus gauna sumažintą atlygį (arba iš viso jo negauna), nes niekas neperkėlė ankstesnio mėnesio parametro. Tai pasitaiko dažnai dideliose bendrovėse, kur atsakomybė skaidoma ir kiekvienas tikisi, kad kažkas kitas tai padarys.

3 klaida: Mokesčių skaičiavimai be automatizavimo

Jei skaičiuojate mokesčius rankiniu būdu arba naudojate šablonines formules, kurias nereikia tikrinti — jūs stojate ant ledinio. Mokesčiai keičiasi. Ne kas mėnesį, bet kelis kartus per metus valdžia gali pakeisti procentus arba taisykles.

Nepertvarkę formulių, jūs galiausiai skaičiuojate pagal senus procentus. Tai sukelią didelę svarbią klaidą: valstybė gali pareikalauti grąžinti skirtumą, o jūsų bendrovė turi to grąžinti iš kišenės. Kartais su bauda.

Tiems, kurie automatizavę — sistema atnaujina procentus tiesiog. Nereikia to prisiminti, nereikia skaičiuoti. Sistema daro tai automatiškai.

4 klaida: Neatnaujintos darbuotojo informacija

Darbuotojas pasikeitė nuolatinės gyvenamosios vietos, tuo tarpu jūsų sistema saugo seną adresą. Jis pasikeitė šeimyninę padėtį, bet to nepaskelbė. Jis pradėjo vairuoti elektromobilį, tuo tarpu jūs jam ir toliau skaičiuojate senos formulės automobilį.

Visos šios detalės gali paveikti jo atlygį, draudimą ar net pajamų deklaraciją. Jei sistema nepadaryta taip, kad darbuotojai patys galėtų atnaujinti savo informaciją, o vadybininkai nematytų pranešimų apie pokyčius — klaidos bus.

5 klaida: Nepravedus bandomojo apdorojimo

Prieš pradedant naudoti naują sistemą arba keičiant algų apdorojimo procesą, turėtumėte paleisti testą. Imti vieną darbuotoją arba mažą grupę ir paleisti per sistemą visą procesą. Jei kažkas suglumo, jūs to sužinote iš karto, ne tada, kai jau apdorojote 500 žmonių atlygius.

Daugelis bendrovių to nedaro dėl laiko. Jiems atrodo, kad tai žaidimas. Kol jie negriebia tos klaidos savo sąskaitose ir negriebia šilumos iš darbuotojų, kurie skųstas neatgavo laukto atlygio.

Bandomasis apdorojimas — tai jūsų draudimas. Jis trukdo 1-2 valandas, bet sutaupyta 10 valandų paieškų vėliau.

Kaip išvengti šių klaidų?

Pirma: investuokite į tinkamą sistemą. Ne geriausią (tas gali būti per brangu), bet tą, kuri turi įtaisytus patikrinimus ir automatines funkcijas. Sistema turėtų perspėti jus, jei bandote skaičiuoti atlygį žmogui, kurio duomenys nebaigti.

Antra: paruoškite procesą. Turėtumėte žinoti, kas kiekvieno žingsnio metu atsitinka. Kas įveda duomenis? Kas juos patikrina? Kas siųs atlygio sąmatas darbuotojams? Kas sutaikins tiesą su valdžios duomenimis?

Trečia: mokyti žmones. Jei jūsų komanda nežino, kaip naudoti sistemą teisingai, ji vis tiek sukels klaidas. Investuokite 2-3 valandas į mokymus.

Ketvirta: reguliariai patikrinkite. Kas mėnesį ar kas ketvirtį, imkite atsitiktinį darbuotoją ir pamatyti, ar jo algų skaičiavimai teisingi. Ar viskas sutampa su jo sutartimi? Ar mokesčiai teisingi?

Pabaiga

Algų apdorojimas yra žemiau paviršiaus. Jei viskas veikia gerai, to nepastebite. Tik kai atsiranda problema — tada jūs supranta, kaip daug jūs priklausote nuo to, kad jis veiktų teisingai.

Nebūkite toje grupėje, kuri sužino apie klaidą iš darbuotojo arba iš valdžios. Būkite toje grupėje, kuri jas aptinka iš karto, nes turite tvirtus procesus ir geras sistemas.