Perėjimas reikalauja planavimo
Kai nusprendžiate keisti algų apdorojimo sistemą, dažniausiai norisi padaryti tai per vieną naktį. Bet realybė kitokia. Sėkmingas perėjimas reikalauja laiko, planavimo ir dėmesio smulkmenoms.
Problema dažnai yra ta, kad žmonės nesupranta, kiek faktiškai reikalinga paruošti. Duomenys reikalingi konvertavimui, senos sistemos atsargos kopijos, darbuotojų mokymas — tai tik pradžia. Jeigu nesuplanuosite šių dalykų iš anksto, tikėtis sumaišties tikrai reikėtų.
Mūsų patirtis rodo, kad bendrovės, kurios skiria 2-3 savaites detaliam planavimui, vėliau išvengia 80% problemų. Taip, tai laiko investicija. Bet žymiai mažiau laiko nei sprendžiant krizę per parolę.
Svarbi išlyga
Šis vadovas skirtas informaciniais tikslais. Kiekvienos bendrovės situacija yra unikali. Rekomenduojame konsultuotis su IT specialistais ir algų apdorojimo ekspertais prieš pradedant perėjimą.
Šeši žingsniai sėkmingam perėjimui
Išanalizuokite esamą sistemą
Prieš kažką keisdami, turite žinoti, ką turite. Dokumentuokite visus procesus — kaip skaičiuojami atlyginimai, kokios atlaidos taikomos, kaip atliekami mokesčiai. Nuo 3 iki 5 dienų skirtos šiam žingsniui paprastai pakanka. Jeigu to nepadarite, naujoje sistemoje bandysite atvaizduoti taisykles, kurių nežinote.
Pasiruoškite duomenis
Duomenys iš senios sistemos retai jau yra tinkamiems formatuoti naujoje sistemoje. Reikės konvertavimo. Geriausias būdas — susidaryti CSV failą iš senos sistemos, patikrinti kiekvieną eilutę ir tik tada jį importuoti. Tai nuobodu darbas, bet šis žingsnis nuo 1 iki 2 savaičių gali sutaupyti jūsų nuo baisios sumaišties.
Atliekite bandomąjį importavimą
Negriebitės importuoti visuos duomenis iš karto. Pirma — testuokite su mažu duomenų skaičiumi. Pasirinkite 10-20 darbuotojų, importuokite ir patikrinkite, ar atlyginimas apskaičiuotas teisingai. Jeigu jūs nematote problemų, tai nepažymi, kad jų nėra. Palyginant savo bandomąjį skaičiavimą su sena sistema, suposite, ar viskas veikia.
Mokykite savo komandą
Nauja sistema niekam nepagelbės, jeigu žmonės nežinos, kaip ją naudoti. Skirskite bent 3-4 valandas praktiniam mokymuisi. Parodykite, kaip įtraukti naują darbuotoją, kaip atnaujinti atlyginimą, kaip generuoti ataskaitas. Leiskite žmonėms praktikauti realiais skaičiais (anonimizuotais, žinoma), ne tik teorija.
Planuokite pjūvio dieną
Pjūvio diena — tai diena, kai visiškai pereinata nuo senos sistemos prie naujos. Jeigu galite, atlikite tai mėnesio pradžioje, ne viduryje. Tam turite laiko atidaryti klaidų, kurios išaiškėjo. Pjūvio dieną nebūkite pavargę. Skirta 4-6 valandas grynai sistemai, ir turėkite laiko atsakyti į klausimus, kurie kils jūsų komandai.
Stebėkite ir reguliuokite
Perėjimas nesibaigą pjūvio dieną. Pirmieji 1-2 mėnesiai po perėjimo yra kritiniai. Reguliariai patikrinkite atlyginimai, susirinkite grįžtamąjį ryšį nuo komandos ir sudarykite žinomų problemų sąrašą. Daugelis nuotraikos kompanijų pasidarė klaidą, manydamos, kad jei pirmas atlyginimas buvo teisingas, tai viskas yra gerai. Būkite budūs.
Dažnos klaidos ir kaip jų išvengti
Žinome, kas eina blogai, nes matėme tai daug kartų. Štai dažniausi perėjimo nuosmukiai ir kaip jų nepasidaryti.
Nesukonvertuotos atlaidos
Senoj sistemoj turėjote 47 skirtingų atlaidų. Jūs manote, kad konvertavus visas bus gerai. Ne. Dažnai atlaidų kodai arba logika nesuderinama. Dėl to darbuotojus gauna mažiau nei tikėtasi. Prieš perėjimą, sušifruokite ir patikrinkite KIEKVIENĄ atlaidą.
Nepamiršti darbuotojai
Darbuotojai, kurie išėjo iš bendrovės 6 mėnesių atgal, vis dar yra senoje sistemoje. Jūs juos pamiršote importuoti. Atsiranda nesutarimai, kai kurie darbuotojai gali būti su priešingai pamatavimais. Konvertuokite VISUS darbuotojus, įskaitant atleidžiauosius per pastaruosius 12 mėnesių.
Sumaištis su mokesčiais
Mokesčių skaičiavimas yra jautriai vieta. Nauja sistema gali taikyti mokesčius kitaip nei sena. Jeigu tai nepatikrinsite prieš perėjimą, darbuotojai gali gauti neteisingą sumą pirmame atlyginime naujoje sistemoje. Tai negalime pabrėžti pakankamai: patikrinkite mokesčius su savo buhalteriu.
Nesudaryta atsarginė kopija
Jeigu kažkas blogo nutiks, jums reikės grįžti prie senų duomenų. Bet jeigu jūs neturite jų atsarginės kopijos, grįžimas bus praktiškai neįmanomas. Daryti kelias atsargines kopijas senoje sistemoje prieš perėjimą. Saugoti jas kur nors saugioje vietoje. Tiesiog. Darykite tai.
Nepakankamas komunikavimas
Darbuotojai sužino apie sistemų perėjimą iš rumoro. Jie baiminasi, ar jų atlyginimas bus teisingas, ar bus sumaišta jų asmeninė informacija. Šios baimės yra natūralios. Komunikuokite iš anksto. Paaiškinkite, ką darysite, kodėl, ir kaip tai jų paveiks. Atsakykite į jų klausimus. Skaidrumas yra svarbiausias.
Laiko skalė ir resursai
Kiek laiko tai iš tikrųjų užtrunka? Tai priklauso nuo dydžio jūsų bendrovės ir jūsų sistemų sudėtingumo. Mažesnė bendrovė (50 darbuotojų) su paprastomis algų taisyklėmis gali tai padaryti per 4-6 savaites. Didesnė bendrovė su sudėtingomis atlaidomis ir daug skirtingų darbuotojų kategorijų gali reikalingos 8-12 savaičių.
Jums reikės kelių žmonių. Vienas IT specialistas, kuris žino abi sistemas. Vienas buhalteris, kuris supras algų skaičiavimus. Galbūt HR specialistas, kuris žino darbuotojų duomenis. Šie žmonės nebus 100% prieinami tą laiką — jie gali dirbti ir kitose dalyse. Bet jie turės skirtą laiką perėjimui. Jeigu jūs baigtės tai daryti vienam žmogui kitoje pusėje savo įprastų darbų, tai nepavyks.
Biudžeto klausimas yra sudėtingas. Jeigu naudojate šios kusos įrankius ar išorę konsultantą, tai gali kainuoti tūkstančius eurų. Jeigu darysite patys, savalaika yra didžiausia kaina. Abiejais atvejais — tai investicija, kuri paprastai grąžina save per šešis mėnesius sumažinus rankinės algų apdorojimo apimtį.
Pagrindinės mintys
- Planavimas nėra pasirinktinis — tai privalomas. Skirkite 2-3 savaites detaliam planavimui.
- Duomenys yra jūsų turtas. Konvertuokite jas atidžiai, importuokite iš dalies, patikrinkite du kartus.
- Mokykite žmones. Skirta laiko komandai suprasti naują sistemą prieš naudojant ją su tikrais duomenimis.
- Pjūvio dieną turi būti sklandus. Pasirinkite tinkamą laiką, turėkite laiko ir papildomus žmones.
- Stebėkite po perėjimo. Pirmieji 1-2 mėnesiai yra kritiniai. Patikrinkite atlyginimai reguliariai ir būkite pasirengę koreguoti.