Kodėl automatizacija yra svarbi
Daugelis bendrovių vis dar apdoroja algų apskaitymus rankiniu būdu. Tai reikalinga daug laiko, padidina klaidų riziką ir nereikalingai apkrauna jūsų žmogiškųjų išteklių skyrių. Automatizuota sistema gali iš esmės keisti situaciją.
Rankinė apdorojimo sistema reiškia, kad kiekvienas algų skaičiavimas atliekamas nepriklausomai. Jūs turite patikrinti darbo valandas, nustatyti mokesčius, atsiskaityti su socialine draudima ir t.t. Tai sudėtinga ir laiką atima.
Automatizuota sistema atliekamą visus šiuos žingsnius akimirką. Tai reiškia, kad jūsų komanda gali sutelkti dėmesį į strategines užduotis, o ne įprasti biurokratines procedūras.
Yra dar viena priežastis — tikslumas. Automatizuotos sistemos sumažina žmogaus klaidų skaičių beveik iki nulio. Jei skaičiavimas atliekamas kompiuterio, jis bus teisingas kiekvieną kartą.
Paruošimas: ką turėtumėte žinoti prieš pradedant
Prieš pradedant automatizavimą, reikia gerai suprasti, kas šiuo metu vyksta jūsų bendrovėje. Tai svarbu, nes nuo to priklauso, kokia sistema bus tinkamiausia.
Pirmas žingsnis — supratimas. Jūs turite žinoti, kaip šiuo metu atliekamas algų apdorojimas. Kiek žmonių dirba jūsų bendrovėje? Ar yra skirtingi darbo grafikai? Ar reikalingos specifinės išmokos ar prilaidos?
Antrasis žingsnis — dokumentacija. Sudarykite sąrašą visų esamų procedūrų. Kokios ataskaitos generuojamos? Kokie duomenys saugomi? Kur laikomi jūsų darbuotojų duomenys? Šios informacijos jums reikės norint nustatyti naują sistemą.
Trečias žingsnis — teisinis patikrinimas. Įsitikinkite, kad jūs žinote visos su algomis susijusios taisyklės jūsų šalyje. Mokesčiai, socialinės draudimo prisidėjimai, darbo sutartys — viskas turi būti suprantama.
Šis vadovas yra skirtas informaciniais tikslais. Konkrečius įsakymus dėl jūsų bendrovės algų apdorojimo turėtumėte gauti iš profesionalios buhalterės ar darbo teisės specialisto. Įstatymų reikalavimas gali skirtis priklausomai nuo jūsų regiono ir verslo tipo.
Esamų sistemų įvertinimas
Pasirinkus automatizuotą sistemą reikia suprasti, kokios yra jūsų esamų įrankių galimybės ir ribos. Tai padės jums nuspręsti, ar tikrai reikalinga nauja sistema.
Jeigu šiuo metu naudojate lentelę arba paprasto programinės įrangos algų skaičiavimo sistemą, pirmiausia pasitikrinkite jos ribas. Ar ji gali valdyti darbuotojų skaičiaus pokyčius? Ar ji automatiškai apskaičiuoja mokesčius? Ar ji gali generuoti reikalingas ataskaitas?
Dažnai bendrovės naudoja paprastas lentelės, nes jos pigios arba „jau pažistamai". Bet šios sistemos reikalauja rankinio darbo ir dažnai nedaro klaidų. Modernus sprendimas gali turėti geresnę kokybę, net jei kainuoja šiek tiek brangiau.
Vertinkite ir laiko sąnaudas. Kiek laiko jūsų žmonės praleidžia algų apdorojime kiekvieną mėnesį? Jei atsakymas yra „labai daug", tai yra geras ženklas, kad laikas baigiasi.
Sistemos pasirinkimas ir diegimas
Pasirinkę tinkamą sistemą, laikas pradėti jos diegimą. Tai nėra vienkartinis procesas — tai reikalauja planavimo ir paruošimo.
Pirmas etapas — pasirinkimas. Atlikite tyrimą ir palyginkite skirtingas sistemas. Apie kokias žiniejas žinote? Kokie yra jų privalumai ir trūkumai? Bandykite nemokamų versijų arba demo versijų. Leiskite jūsų žmonėms juos išbandyti ir pasakyti savo nuomonę.
Antras etapas — planavimas. Nusprendę, kurie sistem naudosite, padarykite detalų planą. Kiek laiko užtruks migracija? Kiek žmonių bus įtraukti? Kas bus atsakingas už kiekvieną fazę? Kokia yra jūsų pagrindinė data?
Trečias etapas — mokymas. Jūsų žmonės turi žinoti, kaip naudoti naują sistemą. Suorganizuokite mokymus. Leiskite jiems praktikuoti prieš pradedant naudoti tiesiogiai su realiais duomenimis.
Perėjimo vykdymas
Diegiant naują sistemą, reikia atsargumo. Pirmiausia patikrinkite viską, prieš pradedant naudoti su tikriausiais duomenimis.
Geriausia strategija yra pradėti nuo mažos dalies. Naudokite naują sistemą su keliais darbuotojais arba per vieną mėnesį. Tai vadinasi „piloto programa". Tai padeda identifikuoti problemas prieš jas sukeliant dideles bėdas.
Per šį mėnesį patikrinkite rezultatus. Ar skaičiai sutampa su senąja sistema? Ar yra nesutapimų? Jei yra problemų, jas nustatyti ir taisyti daug lengviau, kai naudojate nedidelį duomenų kiekį.
Kai jūs pamatysite, kad viskas veikia teisingai, galite pereiti prie visos bendrovės. Bet netikėkite, kad perėjimas bus greitai. Daugumoje bendrovių tam reikalingos 2-4 savaitės.
Pradžia yra tik pradžia
Automatizuota algų sistema nėra „kupigas ir pamiršti" sprendimas. Tai yra investicija, kuri reikalauja nuolatinio priežiūros ir atnaujinimo. Bet jei ją tinkamai nustatysite, jūs sutaupysite laiką ir sumažinsite klaidas.
Pagrindinis dalykas — pradėti. Jūs negalite nukelyti savęs į automatizavimo ateities, jei nepradėsite šiandien. Susirinki savo komandą, pasidaryk planą ir pradėk mažais žingsniais. Ir nepamirš, kad yra žmonių, kurie gali jums padėti — pasitarkite su specialistais jei reikia.
Jūsų bendrovė tai nusipelno. Laikas, kurį sutaupysite automatizavus algų apdorojimą, galima panaudoti daugiau strateginiams darbams ir bendrovės augimui.