Kaip pasirinkti tinkamą sistemą
Pasirinkti tinkamą darbo užmokesčio automatizavimo įrankį — tai ne paprastas sprendimas. Reikia suprasti, kokie jūsų poreikiai, kokia bendra infrastruktūra jau egzistuoja ir kokios savybės reikalingos ilgalaikiui augimui. Čia pradedame nuo to, kad skirtingos sistemos daro skirtingus dalykus, ir tai reiškia, jog nėra vieno „geriausio" pasirinkimo visiems.
Tiesiog žvelgiant į skaičius, atrodo, kad visos sistemos panašios. Bet realybėje skirtumas yra didelis — nuo to, kaip sistemos valdyti duomenis, iki to, kaip jos bendradarbiauja su jūsų egzistuojančiomis programomis. Šis vadovas padės jums suprasti pagrindinius kriterijus ir priimti sprendimą, kuris tikrai tiks jūsų organizacijai.
Pagrindiniai įvertinimo kriterijai
Prieš pradedant bet kokią paieišką, nusprendykite, kokios savybės yra svarbiausia jūsų organizacijai. Dauguma bendrovių kreipia dėmesį į šias sritis:
- Integracijos galimybės su jūsų esama buhalterine programa
- Ataskaitų sudarymo ir duomenų eksporto galimybės
- Naudotojo sąsajos paprastumas ir darbuotojų apmokymimo poreikis
- Debesies arba vietos serverio sprendimas
- Palaikymo ir atnaujinimo savybės
- Saugumo ir duomenų apsaugos standartai
Šios kategorijos suteikia gerą pradžios tašką. Tačiau jums taip pat reikia žinoti, kaip kiekviena sistema atitinka jūsų konkrečius scenarijus — pavyzdžiui, ar ji gali tvarkyti sudėtingus mokesčius arba atostogų skaičiavimą.
Pastaba: Šis vadovas yra edukacinis išteklius, skirtas padėti suprasti algų automatizavimo sistemų parinktis. Jis nėra konkretus verslo patarimas ir nesiūlo specifinės sistemos. Prieš priimant galutinį sprendimą, patartina pasitarti su savo buhalteriu arba IT specialistu.
Debesies vs. vietos sprendimai
Vienas iš svarbiausių sprendimų yra pasirinkti debesies pagrindą arba vietos serverį. Debesies sistemos yra prieinamos iš bet kurio įrenginio su interneto ryšiu — tai puiku, jei jūsų komanda dirba iš skirtingų vietų. Jie taip pat nereikalauja didelių IT resursų pradžioje.
Vietos serverio sprendimai, priešingai, suteikia daugiau kontrolės ir gali būti saugiau, jei jūsų duomenys yra itin jautrūs. Bet jie reikalauja daugiau IT infrastruktūros ir priežiūros. Dauguma mažų ir vidutinių bendrovių pasirenka debesį dėl jo lankstumo ir žemesnių pradinių išlaidu.
Integracijos reikšmė
Jei jūs jau naudojate buhalterinę programą — o dauguma bendrovių ją naudoja — integracijos galimybės yra kritinės. Nenorite rankiniu būdu perkelti duomenų iš vienos sistemos į kitą. Tai sunaudoja laiką ir padidina klaidų riziką.
Patikrinkite, ar kandidatų sistema turi tiesioginę integraciją su jūsų esamomis programomis. Kai kurios sistemos siūlo standartines API sąsajas, kurios leidžia custom integracijas. Tai gali būti brangiau, bet ji gali būti verta, jei jūsų procesas yra nestandartinis.
Praktinis patarimas: Prieš darydami galutinį pasirinkimą, paprašykite pardavėjo parodyti, kaip sistema integruojasi su jūsų esama infrastruktūra. Kartais jie siūlo nemokamas demonstracijas arba bandymo laikotarpius.
Ataskaitos ir duomenų eksportas
Negalite žinoti iš anksto, kokius duomenis jums gali prireikti eksportuoti ateityje. Dėl to pirkite sistemą, kuri siūlo lanksčias ataskaitų opcijas. Galėtumėte norėti eksportuoti duomenis į CSV, PDF arba tiesiogiai į jūsų analitikos įranki.
Geriau pasirinkti sistemą su šia funkcija iš pradžių, nei vėliau bėgti ieškoti sprendimų. Kai kurios sistemos apriboja, kokius duomenis galite eksportuoti, ypač jei norite pamatyti „visą istoriją".
Saugumo ir duomenų apsaugos standartai
Algų duomenys yra labai jautrūs. Jūs turite žinoti, kaip sistema juos saugo. Ieškokite šių savybių: šifravimas tranzite ir ramybėje, reguliarus duomenų kopijų kūrimas ir suderinamumas su GDPR arba kitais atitinkamais duomenų apsaugos standartais.
Taip pat paklausykite, kaip sistema tvarko prieigos kontrolę. Ar galite nustatyti, kas turi prieigą prie kokių duomenų? Ar yra audito žurnalai, kurie rodo, kas ką pasikeitė ir kada? Šios savybės yra ypač svarbios, jei turite kelis naudotojus su skirtingomis atsakomybėmis.
Naudotojo sąsaja ir mokymas
Net jei sistema turi puikias savybes, jei naudotojo sąsaja yra sudėtinga, jūsų darbuotojai ją neigiau naudos. Ieškokite sistemos, kuri yra intuityvna ir reikalauja minimalaus mokymo. Daugelis šiuolaikinių sistemų yra suplanuotos taip, kad jos būtų lengvos naudoti be išsamaus apmokymų.
Tačiau tai priklauso ir nuo jūsų komandos. Jei jūsų darbuotojai yra techniškai versli, jie gali suprasti sudėtingesnę sąsają. Jei ne, pasirinkite paprastesnę sistemą. Laiko sutaupymas trumpam mokymui gali būti didesnis nei ilgalaikės komplikacijos.
Parama ir atnaujinimai
Nuolatinė parama yra kritinė. Jei jūsų sistema sugenda arba jūs turite klausimą vidurnakčiu, jums reikia žinoti, kad galite gauti pagalbą. Patikrinkite, kokias parama parinktis siūlo sistema — ar tai 24/7 chat, el. paštas arba tik darbo valandomis.
Taip pat svarbu, kaip sistema tvarko atnaujinimus. Ar jie yra automatiniai ir nepertraukiami? Ar jūs turite kontrolę, kada jie vyksta? Ar jie turi testines aplinkas, kuriose galite patikrinti atnaujinimus prieš juos diegiant į gamybą?
Žingsnis po žingsnio pasirinkimo procesas
-
1
Nustatykite savo poreikius
Išvardinkite, ką jūs norite iš sistemos. Darbo grupė gali padėti suprasti visus reikalavimus.
-
2
Sudarykite kandidatų sąrašą
Rinkitės tris iki penkias sistemas, kurios atrodo atitinkančios jūsų reikalavimus.
-
3
Bandykite demonstracijas
Paprašykite pardavėjų parodyti, kaip sistema veikia su jūsų duomenimis.
-
4
Palyginkite kainas
Palyginkite ne tik pradines išlaidas, bet ir ilgalaikes išlaidas.
-
5
Paprašykite atsiliepimų
Skaitykite atsiliepimus nuo kitų bendrovių, panašios dydžio ir industrijos.
Bendri klausiai dažnai iškylantys
Yra keli klausimai, kurie iškyla kiekvieną kartą. Išskleiskite jei norite skaityti atsakymus:
Ar turėčiau pasirinkti debesį arba vietos serverį?
Debesys yra paprastesnis pradžioje ir reikalauja mažiau IT resursų. Jei jūsų komanda yra pasklidusi arba neplanuojate didelės infrastruktūros, debesys yra gera pasirinkimas. Jei turite griežtus duomenų apsaugos reikalavimus arba norite pilnos kontrolės, vietos serveris gali būti geriau.
Kaip žinoti, ar sistema integrasi su mano esama programa?
Paprašykite pardavėjo techninio specialisto. Jie turėtų žinoti, ar jie turi paruoštą integraciją. Jei jie to nežino arba nėra griežtos integracijos, paklausykite, kaip API sąsaja veikia ir ar tai reikalaus custom kūrimo.
Kiek laiko užtrunka diegimas?
Tai priklauso nuo sistemos sudėtingumo ir jūsų infrastruktūros. Paprasta debesies sistema gali būti paleista savaitėje arba dvejose. Vietos serveris su custom integracijas gali trukti mėnesius. Paprašykite tikrių laiko sąmatų iš pardavėjo.
Ar sistemos gali dirbti su keliomis valiutomis?
Dauguma šiuolaikinių sistemų turi tarpžemynines galimybes. Tačiau patikrinkite konkrečias valiutas ir mokesčius, kuriuos jums reikia. Kai kurios sistemos yra gerai suderintos su tam tikromis šalimis, o kai kurios — mažiau.
Išvada
Pasirinkimas tinkamos darbo užmokesčio automatizavimo sistemos nėra greitas procesas, bet jis verta laiko. Tinkama sistema sutaupy laiką, sumažins klaidas ir suteiks jums ramybę. Žiūrėkite toliau nei į kainą — atsižvelkite į integracijas, paramą, saugumą ir naudotojo sąsają.
Atminkite, jog nėra vienintelio geriausio pasirinkimo. Yra tik geriausias pasirinkimas jūsų organizacijai. Leiskite mūsų žingsnis po žingsnio procesui padėti jums priimti sprendimą su pasitikėjimu.